آخرین نوشته هارفتار

تمام آنچه که باید از ماتریس آیزنهاور (ابزاری برای اولویت‌بندی کارها) بدانید؟

مثبت زندگی: ماتریس آیزنهاور (eisenhower matrix) را احتمالا خیلی خوب نشناسید. ابزاری بسیار کارامد برای مدیریت و اولویت بندی کارها.اجازه دهید برای معرفی بهتر این ابزار کارامد با یک مثال شروع کنیم.

استفانی هنگام انجام مسئولیت‌های حرفه‌ای خود بسیار سخت‌کوش است. هرچقدر در طول روز پر انرژی‌تر باشد، بیشتر اطمینان می‌یابد که کارش همان‌گونه که می‌خواهد پیش می‌رود. تا دیروقت کار کردن، شب‌زنده‌داری و دست کشیدن از تعهدات شخصی در قبال تعهدات حرفه‌ای همگی از تجربه‌های معمول او در زندگی است. هرچند تمامی تعهدات مهم خانوادگی که به خاطر کار رها کرده بود، به‌خودی‌خود داستانی متفاوتی در زندگی شخصی‌اش ساخته است، اما تمامی این موارد اکنون بر سلامتی روحی و جسمی او و بر بازده کارش تأثیر گذاشته است.

بنابراین کمبود چه چیزی را می‌توان در زندگی او مشاهده کرد؟ بله درست حدس زدید، ماتریس آیزنهاور .

اغلب اوقات، ممکن است خودتان متوجه نشوید، اما تنها چیزی که در زندگی نیاز دارید، کمی سازمان‌دهی و اولویت‌بندی به کارهایی است که باید برای تعهداتی که همپوشانی دارند، انجام دهید.

با توجه به آنچه گفته شد، احتمالاً پیش خودتان فکر می‌کنید که انجام تمامی این کارها نباید سخت باشد. این فکر هم صحیح است و هم غلط. اشتباه به این دلیل که اگر فکر می‌کنید ایجاد یک لیست تصادفی به‌تنهایی برایتان مؤثر خواهد بود، باید بگوییم بله مؤثر است اما تأثیر اعجاب‌انگیزی ندارد؛ و از طرفی درست فکر می‌کنید به این دلیل که باکمی تلاش بیشتر و با استفاده از ماتریس آیزنهاور، زندگی شما بسیار بهتر خواهد شد.

ماتریس آیزنهاور چیست ؟

ماتریس آیزنهاور روشی برای اولویت‌بندی کارهایتان بر اساس فوریت آن‌هاست. این ماتریس به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های مهم زندگی‌تان را مشخص کنید و به آن‌ها بپردازید و از طرف دیگر وقتتان را به کارهایی که موردتوجه‌تان نیستند، اختصاص ندهید. ایده ماتریس معروف آیزنهاور مربوط به دوایت دی. آیزنهاور Dwight David “Ike” Eisenhower  است.

این نوشته را از دست ندهید
۷ماده غذایی غنی از ویتامین E که باید به صبحانه‌تان اضافه کنید

یکی از نقل‌قول‌های معروف او این است که:

بیشتر کارهای فوری، مهم نیستند و اکثر کارهایی که مهم هستند، فوری نیستند

این نقل‌قول پایه و اساس مدیریت زمان شخصی دوایت نیز قرارگرفته است.

با مراجعه به ماتریس، متوجه می‌شود که ماتریس اساساً وظایف شمارا با توجه به آنچه باید در یک‌زمان خاص در طول روز انجام دهید، در ۴ ربع دایره طبقه‌بندی می‌کند.

این چهار قسمت عبارت‌اند از:

  • Do (همین‌الان انجامش بده)
  • Decide (تصمیم بگیر کی انجام بدی/ زمانبندی کن)
  • Delegate (به بقیه بسپار)
  • Eliminate (حذفش کن)

همین‌الان انجامش بده (کارهای مهم و فوری)

اولین قسمت ماتریس آیزنهاور، یعنی قسمت “همین‌الان انجامش بده”، شامل مهم‌ترین وظایف شماست. فعالیت‌هایی که باید فوراً انجام شود. به‌طورکلی وظایفی که مهلت انجام دادن آن‌ها کم است یا کارهایی که نمی‌توان با تأخیر آن‌ها را انجام داد، در این گروه قرار می‌گیرند.

برای قرار دادن وظایف در این گروه، ابتدا باید اولویت‌های خود را به‌طور کامل تحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید که آیا با معیارهای انجام این کار مطابقت دارد یا خیر. اگر این فعالیت در طی یک روز انجام می‌شود و نیازی نیست روز دیگری را صرف آن کنید، پس جز فعالیت‌های ضروری است، همین‌الان انجامش دهید.

راه دیگر برای قرار دادن فعالیت‌ها در این گروه به یاد داشتن جمله معروف ” بهتر است که بزرگ‌ترین قورباغه را اول بخوری!” از مارک تواین است؛ این جمله بیان می‌کند که باید ضروری‌ترین وظایف خود را به‌عنوان اولین فعالیتتان همان اول صبح انجام دهید.

اجازه دهید برای شما کاربران یک مثال دقیق‌تر بیاوریم تا فهم موضوع برایتان آسان‌تر شود. فرض کنید در پایان هر هفته شما وظیفه‌دارید گزارش جامعی از کار به مدیر خود ارائه کنید. امروز پنج‌شنبه است و هنوز گزارش را آماده نکرده‌اید. آیا این کار در بین فعالیت‌های ضروری طبقه‌بندی می‌شود؟ بله قطعاً این کار در اولویت است.

این نوشته را از دست ندهید
زندگی کردن یا زنده بودن، مسئله این است

تصمیم بگیر کی انجام بدی (کارهای مهم اما غیر فوری)

ربع دوم ماتریس آیزنهاور مربوط به کارهایی است که باید راجع به زمان انجام آن‌ها تصمیم‌گیری شود. وظایف این قسمت مهم هستند اما نیازی نیست فوری انجام شود. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل مواردی مثل ایمیل‌های کاری، پیگیری کارها و قرارها و تعهدات شخصی باشد.

وظایف این قسمت به زمان دیگری موکول می‌شود. در واقع این فعالیت‌ها باید زمانبندی شوند. به‌طورکلی، این فعالیت‌ها در راستای اهداف بلندمدت شماست و به رشدتان کمک می‌کند. یک مثال معمول روزمره می‌تواند ورزش کردن باشد. قطعاً می‌دانید که ورزش کردن برای سلامتی‌تان ضروری است اما نمی‌توانید در حال حاضر وقتی را به آن اختصاص دهید. پس باید درباره زمان مناسب برای انجام آن تصمیم‌گیری کنید.

وظایفتان را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که به دسته فوری‌ها منتقل نشوند. اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام فعالیت‌هایی که در این گروه هستید، دارید.

به بقیه بسپار (کارهای مهم اما غیر فوری)

ربع سوم ماتریس آیزنهاور سپردن کارها به شخص دیگر است. نام انگلیسی این کارDelegate است، این دسته شامل کارهایی است که مهم هستند اما فوری نیستند. اگرچه ممکن است کمی غیرمعقول به نظر برسد، زیرا طبیعتاً، در نگاه اول این کارها مهم و فوری به نظر می‌رسند. پس باید بتوانید کارهای مهم و غیر فوری را از کارهای مهم و فوری تشخیص دهید تا بتوانید به مدیریت بهتر زمانتان کمک کنید.

این فعالیت‌ها به‌طورکلی شمارا راجع به مهم بودنشان فریب می‌دهند، درحالی‌که در واقعیت سهم زیادی در بهره‌وری شما ندارند. وقتی به چنین کارهایی در لیست روزانه خود برمی‌خورید باید تصمیم بگیرید که باید خودتان آن‌ها را انجام دهید یا می‌توانید انجام آن‌ها را به شخص دیگری واگذار کنید.

برخی از فعالیت‌هایی که در این دسته قرار می‌گیرند عبارت‌اند از: زمان‌بندی مصاحبه‌ها، پاسخ دادن به ایمیل‌های خاص یا جلسات گروهی که وقتی شما مشغول فعالیت‌های مهم و فوری هستید می‌تواند توسط شخص دیگری انجام شود.

این نوشته را از دست ندهید
از ریحانه پارسا تا روناک یونسی: بازیگرانی که باعث ممنوعیت سریال‌ها شدند

حذفش کن (کارهای غیر مهم و غیر فوری)

آخرین دسته از ماتریس آیزنهاور حذف کردن است. این گروه شامل فعالیت‌هایی است که اساساً قاتل بهره‌وری شماست. این فعالیت‌ها به‌هیچ‌وجه به رشد و پیشرفت شما کمک نمی‌کنند. این فعالیت‌ها را شناسایی کنید و آن‌ها را از برنامه روزانه خود حذف کنید تا بهره‌وری‌تان به حداکثر برسد.

نمونه‌های رایج این فعالیت‌ها عبارت‌اند از: گشت‌وگذار در رسانه‌های اجتماعی، چک کردن دائمی گوشی و پیام‌ها، انجام بازی‌های ویدیویی یا فعالیت‌های عمومی که برای وقت‌گذرانی انجام می‌دهید.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان


اگر تا اینجا هیجان‌زده شدید که چگونه با این ماتریس زندگی‌تان به طرز شگفت‌انگیزی سازمان‌دهی می‌شود، باید بگوییم استفاده از آن کار آسانی نیست؛ اما باکمی تلاش می‌توانید خودتان را در مسیری که می‌خواهید قرار دهید.

در وهله اول باید فعالیت‌های فوری و مهم خود را دسته‌بندی کنید. برای انجام این کار، باید اولویت‌های خود را به‌درستی تنظیم کرده و سطح ضروری بودن آن‌ها را مشخص کنید.

کارهای فوری شما معمولاً کارهایی هستند که برای انجامشان محدودیت زمانی دارید. کارهای فوری همان فعالیت‌های هستند که دارای برچسب “همین‌الان انجام بده” هستند و نیاز به نهایت توجه شما دارد.

از طرف دیگر، وظایف مهم شما عموماً کارهای بلندمدت و نسبتاً هدف‌دار هستند. به‌طورکلی، آن‌ها نتایج فوری در برندارند و بیشتر بر تصمیم‌گیری‌های بلندمدت متمرکز هستند.

بعدازاینکه کارهای مهم و فوری را طبقه‌بندی کردید، چند اقدام که باید برای بهره‌وری کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور انجام دهید عبارت‌اند از:

به ۴ قسمت ماتریس کدهای رنگی بدهید

کدهای رنگی را به قسمت مخصوص خودش اختصاص دهید تا به‌سرعت تشخیص شما کمک کند. با اختصاص دادن رنگ‌ها، می‌توانید با یک نگاه سریع متوجه شوید چه‌کارهایی باید در قدم بعدی انجام شود. این کدهای رنگی همچنین در اولویت‌بندی کارهایتان برای تصمیم‌گیری آگاهانه به شما کمک می‌کنند.

این نوشته را از دست ندهید
رفع موخوره با مواد غذایی

به‌عنوان‌مثال؛ قسمت “همین‌الان انجامش بده”می‌تواند به رنگ قرمز باشد تا ضرورت کارها را نشان دهد.

لیست کارهای شخصی و حرفه‌ای‌تان را دسته‌بندی کنید

برای جلوگیری از تداخل در تعهدات، دو ماتریس جداگانه برای کارهای حرفه‌ای و کارهای شخصی‌تان در نظر بگیرید. این کار تأثیر مثبتی بر نحوه مدیریت زمانتان دارد و باعث می‌شود تا فعالیت‌های پیش رویتان را به‌خوبی مشخص کنید. یک ترفند که می‌توانید در اینجا به کار ببرید اختصاص دادن ساعات مشخص روز برای هر دو نوع فعالیت‌های شخصی و کاری هست. پس از مدتی می‌بینید انجام این کار چقدر مفید خواهد بود.

تعداد کارهای هر بخش را محدود کنید

اضافه کردن تعداد زیادی کار به هر بخش ماتریس باعث پیچیده‌تر شدن کارها می‌شود و هدف استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان در بین شلوغی کارها گم می‌شود. برای بهینه‌سازی ماتریس، کارهایتان را به ۷ یا ۸ تا محدود کنید. به‌این‌ترتیب از کارهایی که باید انجام دهید سردرگم نخواهید شد.

حرف آخر:

ماتریس آیزنهاور یکی از ابزارهای کارامد برای اولویت بندی است ولی اگر درک صحیحی نسبت به اهمیت و اولویت بندی کارها ندارید باید هرچه زودتر در این رابطه مطالعه و تحقیق کنید. اولویت بندی کارها می تواند گره‌های بزرگ از مشکلات مدیریت زمان و برنامه ریزی باز کند و مسیر رسیدن به اهداف را کوتاه تر کند.

این ماتریس تنها یکی از ابزارهای مدیریت و اولویت بندی کارهاست که البته یکی از شناخته شده ترین موارد هم محسوب می‌شود. سعی کنید با داشتن برنامه های روزانه و استفاده از این ماتریس برای اولویت بندی کارها، با سرعت بیشتری به سمت موفقیت حرکت کنید.

مشاهده بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

7 + 11 =

دکمه بازگشت به بالا